Polityka ochrony danych osobowych (GDPR)

1. Postanowienia ogólne i administrator danych

Niniejsza polityka określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników strony internetowej Kinsaviel, dostępnej pod adresem https://kinsaviel.com, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO/GDPR) oraz właściwymi przepisami prawa polskiego i unijnego.

Celem niniejszej polityki jest zapewnienie przejrzystych informacji o rodzajach przetwarzanych danych osobowych, celach i podstawach prawnych ich przetwarzania, okresach przechowywania, zasadach udostępniania danych oraz prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą.

Polityka ma zastosowanie do danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony internetowej Kinsaviel, składaniem i realizacją zamówień, obsługą klienta oraz innymi czynnościami związanymi z funkcjonowaniem sklepu internetowego.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z zasadami legalności, rzetelności, przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności, poufności oraz rozliczalności określonymi w RODO.

2. Zakres, cele i podstawy prawne przetwarzania danych

2.1. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze strony internetowej Kinsaviel oraz zakresu dostępnych usług przetwarzane mogą być następujące kategorie danych osobowych:

  • dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko;

  • dane kontaktowe, w tym adres e-mail i numer telefonu;

  • dane adresowe niezbędne do realizacji dostawy;

  • dane dotyczące zamówień, zakupionych produktów, wartości transakcji i historii realizacji zamówień;

  • informacje dotyczące statusu płatności i rozliczeń;

  • dane zawarte w korespondencji dotyczącej zamówień, zwrotów, reklamacji i innych zgłoszeń;

  • dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz logi dostępu;

  • informacje związane z plikami cookies i podobnymi technologiami, w zakresie wynikającym z konfiguracji strony oraz wyborów użytkownika.

Zakres przetwarzanych danych zależy od konkretnej sytuacji. Dane są zbierane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

2.2. Obsługa zamówień i realizacja umowy

Dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe oraz informacje dotyczące zamówień mogą być wykorzystywane do przyjmowania zamówień, przygotowania produktów do wysyłki, organizacji dostawy, informowania o statusie zamówienia oraz realizacji obowiązków wynikających z umowy sprzedaży.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed jej zawarciem.

2.3. Obsługa płatności i obowiązków prawnych

Dane dotyczące zamówień, transakcji i rozliczeń mogą być przetwarzane w celu obsługi płatności, prowadzenia dokumentacji księgowej oraz wypełniania obowiązków podatkowych i innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie niezbędnym do realizacji umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie wypełniania obowiązków prawnych.

2.4. Obsługa klienta i spraw posprzedażowych

Dane kontaktowe, informacje o zamówieniu oraz treść korespondencji mogą być przetwarzane w celu udzielania odpowiedzi na pytania, obsługi zwrotów i reklamacji, rozpatrywania zgłoszeń oraz wykonywania obowiązków związanych z ochroną praw konsumentów.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy wynika z obowiązków prawnych, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów, takich jak rozpatrywanie roszczeń.

2.5. Bezpieczeństwo strony internetowej i zapobieganie nadużyciom

Dane techniczne, logi dostępu i inne informacje niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa mogą być przetwarzane w celu wykrywania nieuprawnionego dostępu, zapobiegania oszustwom, ochrony systemów informatycznych oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, pod warunkiem że prawnie uzasadnione interesy nie naruszają nadrzędnych praw i wolności osób, których dane dotyczą.

2.6. Analiza korzystania ze strony i działania marketingowe

Jeżeli strona korzysta z narzędzi analitycznych, reklamowych lub innych technologii służących do analizy zachowań użytkowników, odpowiednie dane mogą być przetwarzane wyłącznie na właściwej podstawie prawnej i z uwzględnieniem obowiązujących wymogów dotyczących zgody.

Podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli przetwarzanie wymaga zgody użytkownika. W przypadku działań opartych na prawnie uzasadnionym interesie konieczne jest spełnienie warunków określonych w art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz zapewnienie prawa do sprzeciwu.

Samo korzystanie ze strony internetowej nie oznacza automatycznej zgody na otrzymywanie komunikatów marketingowych ani na wykorzystywanie wszystkich rodzajów plików cookies.

2.7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych niezbędnych do złożenia i realizacji zamówienia może być konieczne do zawarcia lub wykonania umowy. Niepodanie wymaganych informacji może uniemożliwić realizację zamówienia lub wykonanie określonej usługi.

Podanie danych w innych celach jest dobrowolne, chyba że obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa. W przypadku przetwarzania opartego na zgodzie użytkownik może odmówić jej udzielenia bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

3. Okres przechowywania i bezpieczeństwo danych

3.1. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa oraz konieczności ochrony praw i uzasadnionych interesów.

W szczególności:

  • dane związane z zamówieniami są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji umowy oraz obsługi związanych z nią spraw;

  • dokumenty i informacje podlegające obowiązkom księgowym lub podatkowym są przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami;

  • korespondencja z obsługą klienta i dokumentacja reklamacyjna mogą być przechowywane przez okres niezbędny do rozpatrzenia sprawy oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

  • dane techniczne i logi bezpieczeństwa są przechowywane przez okres uzasadniony celami bezpieczeństwa oraz potrzebami technicznymi;

  • dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej cofnięcia lub ustania celu przetwarzania, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i innych podstaw dalszego przechowywania.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, o ile dalsze przechowywanie nie jest wymagane przez prawo lub nie istnieje inna uzasadniona podstawa ich przetwarzania.

3.2. Bezpieczeństwo danych

Dane osobowe powinny być chronione za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, dostosowanych do charakteru przetwarzanych danych, zakresu operacji, możliwych zagrożeń oraz ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych.

Środki ochrony mogą obejmować odpowiednie zarządzanie dostępem do danych, ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie do osób upoważnionych, procedury postępowania z danymi oraz działania służące wykrywaniu i ograniczaniu zagrożeń bezpieczeństwa.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych stosuje się procedury przewidziane w RODO, w tym obowiązki dotyczące zgłaszania naruszeń właściwemu organowi nadzorczemu oraz zawiadamiania osób, których dane dotyczą, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

4. Udostępnianie i przekazywanie danych

4.1. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom zewnętrznym wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów i na odpowiedniej podstawie prawnej.

W zależności od faktycznie wykorzystywanych usług odbiorcami danych mogą być:

  • dostawcy usług płatniczych, w zakresie niezbędnym do obsługi transakcji;

  • firmy transportowe i dostawcy usług logistycznych, w zakresie niezbędnym do realizacji dostawy;

  • dostawcy hostingu, infrastruktury informatycznej i wsparcia technicznego;

  • dostawcy usług obsługi klienta, jeżeli uczestniczą w realizacji tych zadań;

  • dostawcy usług analitycznych lub reklamowych, jeżeli takie usługi są faktycznie wykorzystywane i istnieje odpowiednia podstawa prawna;

  • sądy, organy administracji publicznej i inne uprawnione podmioty, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

W zależności od charakteru usługi podmioty te mogą działać jako podmioty przetwarzające dane w imieniu administratora albo jako odrębni administratorzy danych. Zakres ich odpowiedzialności zależy od rzeczywistej roli i obowiązujących przepisów.

Dane nie powinny być udostępniane w zakresie szerszym niż niezbędny do realizacji danego celu.

4.2. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, przekazanie odbywa się zgodnie z rozdziałem V RODO.

W zależności od okoliczności może to wymagać decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, zastosowania odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne, lub spełnienia innych warunków przewidzianych w RODO.

W przypadkach, w których jest to wymagane, użytkownik może uzyskać informacje o zastosowanych zabezpieczeniach dotyczących przekazywania danych.

Faktyczne występowanie transferów danych poza Europejski Obszar Gospodarczy zależy od wykorzystywanych usług, dostawców oraz sposobu organizacji przetwarzania danych.

5. Pliki cookies i podobne technologie

Strona internetowa Kinsaviel może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, zapamiętywania wybranych ustawień, utrzymania bezpieczeństwa oraz realizacji innych funkcji, jeżeli są one faktycznie dostępne.

W zależności od przeznaczenia pliki cookies mogą obejmować:

  • Niezbędne pliki cookies – wykorzystywane do zapewnienia podstawowych funkcji strony oraz prawidłowego działania usług.

  • Funkcjonalne pliki cookies – mogą służyć do zapamiętywania wybranych ustawień użytkownika, jeżeli takie funkcje są dostępne.

  • Analityczne pliki cookies – mogą być wykorzystywane do analizy sposobu korzystania ze strony, jeżeli wdrożono odpowiednie narzędzia.

  • Marketingowe pliki cookies – mogą być stosowane do celów reklamowych lub pomiaru skuteczności kampanii, jeżeli takie technologie są wykorzystywane.

Kategorie te opisują możliwe zastosowania i nie stanowią potwierdzenia, że wszystkie wymienione rodzaje cookies są aktywne na stronie Kinsaviel.

Stosowanie plików cookies i podobnych technologii odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym z wymogami dotyczącymi uzyskiwania zgody, jeżeli jest ona wymagana. Technologie niewymagające zgody mogą być stosowane wyłącznie w granicach przewidzianych prawem.

Użytkownik powinien mieć możliwość zarządzania swoimi preferencjami w zakresie cookies za pomocą mechanizmów udostępnionych na stronie, jeżeli są dostępne. Zgodę można wycofać w zakresie i na zasadach określonych przez właściwe przepisy.

Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów plików cookies, ich zastosowania, okresów przechowywania oraz sposobów zarządzania preferencjami określa dokument „Polityka plików cookies”, jeżeli został udostępniony na stronie.

6. Prawa użytkownika

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują prawa określone w RODO, z uwzględnieniem warunków, ograniczeń i wyjątków przewidzianych w obowiązujących przepisach.

6.1. Prawo dostępu do danych

Użytkownik ma prawo uzyskać potwierdzenie, czy jego dane osobowe są przetwarzane, a jeżeli tak, uzyskać dostęp do tych danych oraz informacje dotyczące celów przetwarzania, kategorii danych, odbiorców, okresu przechowywania i innych okoliczności wymaganych przez RODO.

6.2. Prawo do sprostowania danych

Użytkownik może żądać niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych osobowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych, z uwzględnieniem celów przetwarzania.

6.3. Prawo do usunięcia danych

W przypadkach określonych w art. 17 RODO użytkownik może żądać usunięcia swoich danych osobowych. Prawo to nie ma charakteru bezwzględnego i może podlegać ograniczeniom, w szczególności gdy dalsze przechowywanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

6.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

W okolicznościach określonych w art. 18 RODO użytkownik może żądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych, na przykład na czas weryfikacji prawidłowości danych lub rozpatrywania sprzeciwu.

6.5. Prawo do przenoszenia danych

Jeżeli spełnione są warunki określone w art. 20 RODO, użytkownik ma prawo otrzymać dotyczące go dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz, jeżeli jest to technicznie możliwe i prawnie wymagane, przesłać je innemu administratorowi.

Prawo to dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany, w granicach określonych przez RODO.

6.6. Prawo do sprzeciwu

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, użytkownik może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją.

W przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego użytkownik ma prawo wnieść sprzeciw w dowolnym momencie. Po wniesieniu skutecznego sprzeciwu dane nie mogą być dalej przetwarzane w tym celu.

6.7. Prawo do cofnięcia zgody

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik może ją cofnąć w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed cofnięciem.

6.8. Prawo dotyczące zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Użytkownik ma prawo nie podlegać decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, jeżeli wywołują one wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływają, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w art. 22 RODO.

6.9. Realizacja praw i terminy

Wnioski dotyczące danych osobowych są rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania, zgodnie z art. 12 RODO. W przypadkach przewidzianych prawem termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, z uwzględnieniem złożoności wniosku i liczby wniosków. Użytkownik zostanie poinformowany o przedłużeniu terminu i jego przyczynach w wymaganym prawem czasie.

W celu ochrony danych może być konieczne proporcjonalne zweryfikowanie tożsamości osoby składającej wniosek, jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do jej tożsamości.

Korzystanie z praw określonych w RODO podlega warunkom i wyjątkom przewidzianym w obowiązujących przepisach. W szczególności prawo do usunięcia danych nie wyklucza ich dalszego przechowywania, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub istnieje inna właściwa podstawa prawna.

7. Kontakt i skargi

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych, chęci skorzystania z praw wynikających z RODO lub potrzeby uzyskania dodatkowych informacji użytkownik może skontaktować się z Kinsaviel za pośrednictwem następujących kanałów:

Telefon：+1 (704) 283-6174
E-mail：solutions@kinsaviel.com
Adres：222 Motor Rd # 24, Winston Salem North Carolina 27105, United States
Godziny otwarcia：Od poniedziałku do piątku, od 9:00 do 18:00 (CET)